Sfaturi pentru redactarea documentelor de afaceri
A redacta documente de afaceri bune este o abilitate care se invata; nu
necesita vreun talent special. Iti imbunatatesti abilitatile de redactare la
fel cum ti-ai imbunatati orice alt tip de abilitate - prin repetitie si
instructie. Oricat de multa instruire ai avea, nu vei invata daca nu te vei
stradui putin.
O strategie care functioneaza pentru multi presupune sa scrii ceva in
fiecare zi. Chiar daca nu lasi pe nimeni altcineva sa citeasca ce ai scris,
incearca sa scrii ceva indiferent cat de scurt ar fi. Capatand acest obicei
te vei obinui mai mult cu exprimarea in scris. In plus, vei incepe sa-ti
evaluezi scrisul intr-un mod mai critic, observand care sunt partile la care
trebuie sa mai lucrezi.
Doua reguli sunt importante in realizarea unor prezentari de afaceri:
Cunoaste-ti subiectul. Daca nu stii nimic despre un subiect, nu poti
sa scrii despre el. Cu cat iti cunosti subiectul mai bine cu atat vei scrie
mai bine si mai usor despre el.
Cunoaste-ti publicul. Acesta este al doilea element
important. Scrie pentru cititori, nu pentru tine insuti! Aminteste-ti ca
documentele tale concureaza cu cantitati nebanuite de informatie.
Gandeste-te la prioritatile, interesele si nevoile cititorilor tai.
Pentru multi dintre noi incercarea de a ne organiza gandurile se poate
transforma intr-un calvar. Ce trebuie sa se spuna cu adevarat? In ce ordine
trebuie sa fie plasata informatia? Care este ideea de baza si cum pot sa
inchei aceasta comunicare? Iata doua idei care iti pot fi de folos pentru
inceput.
O SCHEMA – Exact ca acelea pe care le faceai in scoala, inca functioneaza!
Schema cuprinde o lista de idei cu privire la continutul lucrarii si ordinea
ideilor. Dupa ce te uiti pe schema poti sa o modifici pana cand ajungi la
forma cea mai potrivita pentru nevoile tale.
BILETELE POST-IT – Din nou, scrie cate o idee pe fiecare bilet. Lipeste-le
pe perete si incepe sa le pui in ordine. Acest instrument vizual te ajuta
foarte mult sa-ti ordonezi gandurile.
Inainte de a te apuca sa-ti scrii urmatorul memo sau urmatoarea scrisoare,
pune-ti urmatoarele intrebari:
• Obiectivul – Ce doresc sa se intample ca rezultat al acestei scrisori?
• Scopul – Ce doresc sa obtin prin aceasta scrisoare? Scriu pentru a cere
ceva? Recomanda? Convinge? Explica? Raporta? Anunta? Cum pot raspunde
nevoilor cititorilor prin ceea ce scriu?
• Publicul – Cui ma adresez si de ce au nevoie sau ce doresc sa auda? Cat de
bine cunosc subiectul?
• Subiectul – Este urgent? Complicat? Controversat? Sensibil? Ar trebui sa
includ si informatii de context? Ce pot sa fac pentru a face subiectul mai
usor de citit si de inteles?
• Tonul – Cum pot sa spun ceea ce am de spus intr-un mod eficient si
adecvat?
• Alti factori – Este scrisoarea cu adevarat necesara? Un telefon ar fi
deajuns? Daca nu, pot face si altceva pentru a sprijini documentul? Ar
trebui sa distribui copii si altor persoane? Am nevoie de un raspuns?
Daca esti lamurit cu privire la aceste intrebari corespondenta ta va avea
mai multe sanse de succes.
