Scrisoarea de afacere

Parti componente

O scrisoare este compusa dintr-o serie de elemente care au o influenta hotaratoare asupra destinatarului. Acestea sunt: antetul, data, numele si prenumele destinatarului, titlul, paragraful initial, cuprinsul scrisorii, paragraful de incheiere, semnatura.

Antetul
Deoarece de cele mai multe ori scrisorile sunt folosite in cadrul derularii contractelor de afaceri, este deosebit de important sa figureze in antetul scrisorii adresele ambelor parti. In compozitia acestuia intra toate detaliile privitoare la denumirea companiei, adresa. codul postal, numere de telefon, fax, telex.

Numele si prenumele destinatarului
Oamenii sunt deosebit de influentati de modul in care sunt prezentati, de modul in care li se vorbeste sau li se scrie. Chiar daca scrisoarea este adresata presedintelui, sau unui subaltern comunicarea trebuie facuta in mod corect. Astfel indiferent de genul corespondentei adresarea personalizata se va face impreuna cu titlul persoanei respective: domn, doamna sau profesie. Exemplu:
Domnul Iacob Ionel
Presedintele companiei Company
Adresa..
 

Titlul
Acesta rezumeaza scopul scrisorii si se insereaza dupa formula de adresare. Un asemenea titlu nu se incheie cu punct.
Exemplu
Proprietati de vanzare al produselor
 

Paragraful initial
Este alcatuit adesea dintr-o singura propozitie, se refera la o scrisoare anterioara sau la desfasurarea afacerilor. Paragraful initial da tonul scrisorii, care poate fi unul prietenesc sau unul formal.

Cuprinsul scrisorii
Reprezinta continutul principal al scrisorii si este constituit din o insiruire de paragrafe structurate conform temei scrisorii.

Paragraful de incheiere
Acest paragraf este adesea folosit pentru a semnala actiunea pe care autorul spera sa o determine prin scrisoare.

Semnatura
Consta din semnatura, numele autorului deoarece multe semnaturi sunt ilizibile si functia oficiala a acestuia.

Formule de adresare

Formule de adresare la inceputul unei scrisori:
- Ne face placere sa va informam ca...
- V-am ramane recunoscatori daca ne-ati informa ca...
- Urmare a scrisorii dumneavoastra, ..., ne face placere sa va comunicam ca...
- In scrisoarea dvs din data de ... ati fost amabil sa ne trimiteti detalii...
- Suntem surprinsi sa aflam din scrisoarea dvs. ca...
- Confirmam primirea scrisorii dvs. si ne face deosebita placere sa va raspundem...
- De la primirea scrisorii dvs. am incercat sa aflam cat mai multe detalii despre...
 

Formule de adresare din continutul unei scrisori de afaceri:
Cand se furnizeaza informatii:
- Am vrea sa subliniem faptul ca...
- Potrivit informatiilor primite de la...
- Aflam din surse autorizate ca...
- Dupa cum veti constata din copia anexata...
Cand se realizeaza o cerere:
- V-am fi recunoscatori daca veti face tot ce este posibil pentru a ...
- Sunteti amabil sa ne trimiteti spre informare...
Cand se exprima regrete:
- Regretam ca nu va putem da informatia ceruta...
- Regretam nespus ca nu putem profita de oferta dvs. ...
- Va rugam sa acceptati scuzele noastre...
Varia:
- Pentru a respecta forma actuala a contractului...
- In aceste imprejurari...
- Tinand seama de aceste fapte...
- Potrivit evidentei noastre de care dispunem...
- Intelegem foarte bine ca...

Formule de adresare din incheierea unei scrisori:
Cand se realizeaza o cerere:
- Fiti amabil si comunicati-mi prin fax acordul dvs.
- V-am fi recunoscatori pentru orice informatie suplimentara ce ne-ati putea-o oferi...
Cand se promite un raspuns:
- Va vom furniza detaliile suplimentare cat mai curand posibil...
- Indata ce va vom putea comunica ceva precis vom lua legatura...
Cand se exprima multumiri, sperante, promisiuni:
- Va rugam sa primiti multumirile noastre anticipate...
- Speram ca oferta noastra va va interesa...
- Puteti fi sigur ca vom face tot ce putem pentru a ...
Respingerea unei oferte:
- Regretam ca nu putem accepta oferta pe care ne-ati facut-o in data de... O vom avea insa in vedere in viitor...
- Apreciem oferta dvs. la un pret redus dar consideram ca produsele nu sunt potrivite pentru aceasta piata...